¿Has tenido que aplazar reuniones porque la información no estaba lista?

El problema de los datos dispersos

La verdad es que en las empresas son frecuentes las demoras en recibir la información. El ejemplo más claro son esas reuniones de cierre de mes que suceden prácticamente 30 días después de que efectivamente terminó el mes.

Otro problema común que enfrentan las organizaciones es la falta de unificación de criterio, lo que se traduce en la obtención de distintas respuestas a una misma pregunta. Esta variabilidad en las respuestas puede depender de varios factores, como el área específica que responde a la consulta o el momento exacto en que se formula la pregunta. Por ejemplo, es habitual que se generen informes basados en datos que, posteriormente, son modificados o corregidos. Esto da lugar a una situación en la que, de repente, nos encontramos con múltiples versiones de la misma información, cada una con sus propias variaciones y matices. Esta falta de coherencia no solo genera confusión, sino que también puede llevar a decisiones erróneas, ya que los responsables de tomar decisiones pueden basarse en datos que no son consistentes o que han quedado obsoletos. Además, esta situación puede provocar una pérdida de tiempo significativa, ya que se requiere un esfuerzo adicional para verificar y reconciliar las diferentes versiones de la información antes de poder avanzar con confianza.

Todos estos procesos que van demorando la toma de decisiones, pueden ser en parte debido a que falta digitalizar parte de los procesos, y ni hablar de automatizarlos.

Sin embargo, generalmente, llegamos a un punto que, requerimos extraer información de distintas plataformas o softwares. Técnicamente esto se llama múltiples fuentes de datos.

Cuando quiero responder una pregunta tengo que ir a preguntarle a quien sabe manejar ese software, de manera que tengo un cuello de botella en el uso de la información. La liquidación de sueldos a un lugar, la facturación a otra parte y la operación en sí en otra parte, y ni hablar de lo que se lleva en Excel, sin trazabilidad, sin control de cambios y muchas veces con archivos que solo una persona sabe dónde están.

¿Cómo evitamos este ida y vuelta?

Integrando las fuentes de datos, realizando una gestión integrada de la información, desarrollando una fuente única de verdad (o single source of truth).

De esta forma podemos ahorrar intermediarios, confusiones y demoras. A pesar de que esto es lo más evidente que nos permite la integración, lo más valioso está en el cruce de información. En la posibilidad de definir indicadores cruzados entre áreas. Evaluar mis costos en función de lo que realmente se trabajó, evaluar la rentabilidad por kilómetro, metro cuadrado o por artículo.

Al definir indicadores operativos y económicos en el mismo lugar, podemos evaluar el desempeño de la organización en el tiempo, logrando definir benchmarks o estándares propios y también por qué no compararse contra los estándares de mi industria.

Siempre hablamos de tomar decisiones basadas en datos, pero a mí me gusta pensar que primero hay que hacerse preguntas. ¿Por qué este indicador bajó? ¿por qué mejoró nuestra rentabilidad, a qué se debe? ¿A qué se debe este desvío del presupuesto? y ahora sí, que acciones se van a tomar al respecto.

La data nos ayuda a gestionar el riesgo

El problema de fondo es que al no tener la información clara de cuál es la situación de mi organización, estamos condicionados a tomar decisiones más conservadoras de las que estaríamos dispuestos a tomar.

Tal vez tengo una oportunidad de abrir una operación y hay posibilidad de endeudamiento, pero yo no sé cuál es realmente mi nivel de endeudamiento actual. Y si tuviese claridad de la situación podría tomar una decisión informada sobre los riesgos a los que me estoy comprometiendo

¿Por qué no trabajar en tener datos que respalden nuestras decisiones? Así no solo evitamos errores, sino que también dejamos de perder oportunidades.

Y en tu empresa, ¿Cómo están resolviendo esto?